Så hanterar vi personuppgifter

Otovo tar skydd av personuppgifter på allvar och vi gör vad vi kan för att ge insikt i hur vi använder och behandlar personlig information. Nedan finner du information om hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter över våra olika produkter och tjänster.

Senast uppdaterat: 20 mars 2023

Vem är personuppgiftsansvarig?

Otovo AB (559126-6092), med säte i Box 16285, 113 25 Stockholm och kontakt-e-postadress sol@otovo.se ("Otovo"), är personuppgiftsansvarig för de data som samlas in via Otovos webbplats och/eller Otovos applikation (kollektivt "Plattformen").

Syften och rättslig grund för behandling

Alla personuppgifter som samlas in via Plattformen kan komma att behandlas på följande rättsliga grund:

Solcellsavtalet som tecknas med Otovo ("Avtalet").
Uppskattning av potentialen för solceller på en adress på kundens begäran.
Samtycke till att få e-postmeddelanden angående den uppskattade solcellspotentialen.
Samtycke till att få personanpassad kommunikation om subventioner, produktfördelar, specialerbjudanden samt Otovos andra produkter och tjänster.

Personuppgifter vi behandlar om dig

När du kontrollerar ditt taks potential för solceller, samlar vi in din hemadress och e-postadress från dig om du har gett ditt samtycke till detta. Vi kan också be om ytterligare data för att beräkna en uppskattning av din elförbrukning i syfte att kunna erbjuda anpassade installationsstorlekar. Syftet är att kunna ge en uppskattning för installation av solceller på ditt tak, samt att hantera kundrelationen med dig och slutföra leveransen. E-postadressen används för att kommunicera med dig genom personlig uppföljning, nyhetsbrev och eventuell annan kommunikation om Otovos produkter och tjänster som du kan vara intresserad av. Om du inte vill ta emot nyhetsbrev kan du välja bort det här.

Vi samlar in och lagrar uppgifter om den adress där du uppskattar solcellspotentialen, såsom azimut, takets lutning, yta och höjd, för att göra en bedömning av energipotentialen för solceller på ditt tak samt en prisberäkning. Vi sparar denna information för analys så att vi kan förbättra beräkningarna i framtiden.

Om du vill gå vidare med en uppskattning kommer vi att be dig om ditt namn, telefonnummer och e-postadress så att vi kan kontakta dig för att klargöra eventuella tvivel och, om lämpligt, skicka dig en formell offert. All begärd information är nödvändig för att ingå Avtalet. Om du inte tillhandahåller dessa uppgifter kommer Otovo inte att kunna ingå ett avtal med dig.

Om du accepterar offerten kan vi komma att skicka ditt namn, telefonnummer och avtalsdokumentet till en av våra partners för digitala signaturer, såsom Scrive, som fungerar som personuppgiftsbiträde.

Om du väljer att finansiera installationen av solcellerna med ett sollån, kommer du att vidarebefordras till vår bankpartner för detta ändamål. Bankpartnern kommer att fråga dig direkt om dina personuppgifter för att kontrollera kreditvärdighet och tillhandahålla lånet. Bankpartnern fungerar i detta fall som personuppgiftsansvarig. Med undantag för ansökans status delar bankpartnern inte någon personlig information som tillhandahållits dem tillbaka till Otovo.

Om denna information skulle vara nödvändig kan vi också komma att be om ditt personliga ID-nummer. I så fall är syftet antingen att fylla i ansökningar där denna information krävs eller att vidarebefordra den till bankpartnern om du har ansökt om ett lån. Ditt personliga ID-nummer kommer att lagras krypterat.

Hur länge kommer vi att behålla dina personuppgifter?

Hur länge vi sparar dina personuppgifter beror på i vilket syfte de erhölls. Om din information används för flera ändamål som kräver olika lagringsperioder använder vi den längsta.

Personuppgifter som behandlas enligt ditt samtycke kommer att sparas tills du återkallar ditt samtycke, eller begär att dina data raderas eller lämnar in ett klagomål.

Personuppgifter som behandlas för att utföra Avtalet eller låneavtalet kommer att sparas under hela den relevanta kontraktstiden.

Personuppgifter som behandlas under Otovos legitima intressen kommer att sparas så länge Otovo behöver följa/uppnå dem.

När dessa perioder har upphört eller din begäran om att radera din personliga information har uppfyllts kommer vi endast att spara dina personuppgifter, blockerade, under den tid som krävs enligt lag. Detta innebär att de inte får behandlas för något annat syfte än att göra dem tillgängliga för domstolar eller behöriga offentliga myndigheter, för att uppfylla skyldigheter som uppstår till följd av behandlingen och endast under dess begränsningsperiod. När denna period har gått ut kommer uppgifterna att förstöras.

Med vem kan vi dela dina personuppgifter?

Om du har valt att byta elleverantör till en av våra partners i samband med att du beställer ett solpanelsystem, skickar vi dina kontaktuppgifter till din valda elleverantör så att de kan kontakta dig.

Vi kan komma att dela din information med personuppgiftsbiträden inom energiförbrukning för att fråga om din elförbrukning i syfte att erbjuda anpassade installationsstorlekar.

Efter att Otovo har planerat din installation i detalj delar vi din kontaktinformation, adress och projektdata med vår installatör.

När vi ansluter din installation till elnätet delar vi dina kontaktuppgifter och information om solpanelsinstallationen med din elnätsägare.

När installationen är i drift och ansluten till nätverket kommer produktionsdata från din växelriktare att delas med tillverkaren av växelriktaren för analys och eventuell felsökning. Dessa data säger ingenting om din energianvändning i allmänhet, bara om solen skiner på din installation.

Produktionsdata från installationen samlas också in av Otovo. Denna information används för analys och eventuell felsökning. Uppgifterna utgör grunden för den statistik som återfinns på Min sida och i Otovo-apparna.

Otovo kan komma att använda produktionsdata kopplade till adresser för att förbättra beräkningsmodeller, både internt och i samarbete med andra entiteter inom solenergibranschen, och dela informationen offentligt. När data delas kommer de att göras anonyma i största möjliga utsträckning, men platsen är en viktig del i analysen av produktionsdata.

Vi använder OpenAI för att förbättra våra tjänster och vår användarupplevelse. Vi kan dela personuppgifter, såsom namn och kontaktinformation, med OpenAI för att tillhandahålla och förbättra tjänsterna. OpenAI skyddar dina personuppgifter och följer personuppgiftsskyddsregler. För mer information, besök deras integritetspolicy.

Vi använder Googles tjänst och Google Advertising service framför allt för att visa dig personligt anpassade och icke-personligt anpassade annonser, under förutsättning att du accepterar riktade cookies och skript. Vi kan dela personuppgifter och när det är möjligt kan vi dela med oss av information som namn, e-post och telefon till Google. Detta gör att vi bättre kan rikta våra annonser. För att få mer information om hur Google använder dina data, vänligen se Google's Privacy & Terms site.

Dina personuppgifter kan komma att delas med personuppgiftsbiträden som tillhandahåller tjänster till Otovo. Otovo säkerställer att de alla följer gällande dataskyddslagstiftning genom att underteckna ett databehandlingsavtal enligt art. 28 i den allmänna dataskyddsförordningen.

För att förbättra våra tjänster och erbjudanden jobbar Otovo med strategiska partnerskap och samarbeten. Dessa initiativ kan innebära begränsad delning av dina personuppgifter, strikt för ändamål som är i linje med våra legitima intressen och syftar till att förbättra din upplevelse. Nedan följer specifika användningsfall som illustrerar hur och varför vi kan dela personuppgifter:

Trafikpartner: Vi delar data med trafikpartners för att beräkna avgifter och förbättra effektiviteten i deras marknadsföringsstrategier. Delningen av data är uteslutande begränsad till kunder som har kommit från respektive trafikpartners miljö. Vårt legitima intresse ligger i att säkerställa rättvis ersättning och effektivisera verksamheten. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för trafikpartners att erbjuda skräddarsydda upplevelser, vilket berikar kundupplevelsen och ger specifika förmåner till nya Otovo-kunder.

Försäljningspartner: Vårt samarbete med försäljningspartners innebär delning av personuppgifter av följande skäl:

För att uppfylla Otovos skyldigheter enligt kundavtal och säkerställa att vi uppfyller våra serviceåtaganden.
För att dra nytta av försäljningspartners specialiserade kompetenser i att möta en bred variation av kundbehov, och säkerställa att alla individer som är intresserade av solenergilösningar får den bästa och mest lämpliga servicen.
Kundpreferens: För att tillgodose kundernas preferens för personliga möten och direkta interaktioner som försäljningspartners kan erbjuda.
Geografisk täckning: Försäljningspartners kan ha stark täckning i vissa områden, vilket ökar tillgängligheten av våra tjänster för en bredare publik.

Dessa aktiviteter drivs av vårt legitima intresse att förbättra servicekvalitet och kundnöjdhet samt effektivisera verksamheten. Vänligen observera att du har rätt att när som helst välja bort att din information delas och behandlas av Otovos partners.

Chatt och e-post

När du kommunicerar med oss via e-post till en av våra support- eller försäljningsadresser, eller chattfunktionen på webbplatsen, sparas utbytet av meddelanden så att vi med tiden kan hjälpa dig på bästa sätt. Både chatt- och e-postmeddelanden sparas i Hubspot.

Vi använder för närvarande MailChimp för att skicka vårt nyhetsbrev. I samband med detta sparas din e-postadress tillsammans med information som vilken produkt du visade intresse för och i vilken region du bor. Om du väljer bort nyhetsbrevet kommer tjänsten fortfarande att ha din e-postadress i systemet för att förhindra att du anmäls igen. Alla andra data raderas.

Dessa företag fungerar som personuppgiftsbiträden.

Felspårning

För att kunna förbättra vår programvara loggar vi undantag och fel som inträffar på vår webbplats och i apparna. Dessa felhändelser, samt data förknippade med det tillstånd systemet var i när felet inträffade, samlas in av en extern tjänst. Vi använder för närvarande Sentry för detta. Informationen lagras i 90 dagar.

Datalagring och system för säkerhetskopiering

Webbplatsen och Otovo-appar använder flera Otovo-tjänster i det inre systemet. Dessa tjänster körs uteslutande i molnet och använder därför flera tredjepartssystem. Servrar, databaser och datalagring tillhandahålls av Amazon och Heroku, som är en tjänst ovanpå Amazon-plattformen ägd av Salesforce. Vi använder datacenter i Europa om möjligt, främst i Irland och Tyskland.

Automatiserade SMS och e-post

Vi använder Mailgun och Twilio för både e-post och SMS . Det kan exempelvis gälla information om ändringar avseende installationen etc. Tjänsterna lagrar metadata för spårning och felsökning.

Intern kommunikation

För intern kommunikation använder vi Slack. Våra inre system skickar uppdateringar till tjänsten i samband med händelser relaterade till kundbeteende. Dessa uppdateringar kan bland annat innehålla namn, adress och kontaktuppgifter.

För e-post och fillagring använder vi Google G Suite. Se "Lösenordsrutiner" nedan för hur vi hanterar åtkomst till dessa tjänster.

Ovan nämnda företag fungerar som personuppgiftsbiträden.

Tillgång till känsliga data

Där våra system hanterar känsliga uppgifter är dessa endast tillgängliga för Otovos utvecklare och andra anställda med ett berättigat behov av tillgång. Krypteringskoder, som bland annat används för lagring av känsliga data, är endast tillgängliga för Otovos utvecklare. Alla maskiner som används för utveckling, och som kan ha kopior av data från produktionssystem, har ett krypterat filsystem.

All datakommunikation med externa partners är krypterad.

Lösenordsrutiner

Alla Otovos anställda är skyldiga att använda tvåfaktorsautentisering samt lösenordsskyddade telefoner och enheter när de loggar in på Otovos system. Alla externa samarbetspartners (installatörer etc.) som har tillgång till Otovos system använder personliga konton som endast har åtkomst till relevanta delar av systemet.

Dina rättigheter

Du kan när som helst kontakta oss för att begära åtkomst, kopior, korrigering, begränsning eller radering av de personuppgifter vi lagrar om dig. En sådan begäran ska skickas skriftligen till Otovo till vår företagsadress eller via e-post till privacy@otovo.com, med något bevis på din identitet (t.ex. en kopia av ditt ID-kort eller pass). Under vissa omständigheter kan du också invända mot behandling av data samt utöva din rätt till dataportabilitet.

Ändringar i integritetsskyddspolicyn

Vi kommer att hålla din integritetsskyddspolicy uppdaterad när tjänsten ändras. Högst upp på sidan hittar du en datumstämpel som anger när vi senast uppdaterade innehållet. Om vi gör någon större förändring som påverkar registrerade kunder, kommer du att meddelas om detta via e-post.

Du har även rätt att lämna in ett klagomål till Svenske Datainspektionen, Box 8114 104 20 Stockholm. Otovo har en egen dataskyddsombud som kan kontaktas via e-post på privacy@otovo.com.